FAQ – kasy i drukarki fiskalne

Co mi grozi, jak zostanę złapany na niewystawieniu paragonu?

W świetle obowiązującego prawa – niewystawienie paragonu traktowane jest jako przestępstwo skarbowe.

Według przepisów skarbowego kodeksu karnego, osobie, która nie wydała paragonu klientowi grozi grzywna w wysokości nawet do 180 stawek dziennych. Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe. Stawka dzienna nie może być niższa od jednej trzydziestej części minimalnego wynagrodzenia, ani też przekraczać jej czterystukrotności.

Mandat przyznawany jest osobie, która nie dopilnowała takiego obowiązku – czyli osobie, która w tym momencie „stała za kasą”.

Co mi grozi za brak posiadania kasy fiskalnej?

Zgodnie z dyspozycją art. 111 ust. 2 ustawy o VAT, w przypadku stwierdzenia, że podatnik narusza obowiązek określony w ust. 1 (obowiązek instalacji kasy rejestrującej), naczelnik urzędu skarbowego lub organ kontroli skarbowej ustala za okres do momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących, dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług.

W konsekwencji oznacza to, że do kwoty podatku naliczonego od otrzymanych faktur zakupu / kosztów, od momentu nałożenia na nas obowiązku posiadania kasy, zostanie narzucona dodatkowa 30 % sankcja.

Kto może wykonać przegląd mojej kasy fiskalnej?

Do przeglądu kasy fiskalnej upoważniony jest tylko i wyłącznie serwisant z aktualnymi uprawnieniami z firmy, w której kasa została zakupiona.

Otrzymałem numer ewidencyjny kasy – gdzie go umieścić?

Numer ewidencyjny nadany przez Naczelnika Urzędu Skarbowego umieszczamy w widocznym miejscu (np. na którymś z boków obudowy) trwałym markerem tak, aby w prosty sposób można było go odczytać.

Jak długo można korzystać z kasy fiskalnej?

Żywotność pamięci fiskalnej urządzeń rejestrujących przewidziana jest, w zależności od producenta i modelu, na około 1830 raportów dobowych.

Drukując raport dobowy codziennie wystarczy nam na 5 lat prowadzenia działalności.

Okazało się, że klient nie ma przy sobie pieniędzy, a paragon został wydrukowany.

W takiej sytuacji postępujemy tak samo jak w przypadku pomyłki przy wystawianiu paragonów. Takiego paragonu nie wydajemy klientowi.

Wszystkie pomyłki powinniśmy zapisywać celem późniejszego wyjaśnienia. Możemy to robić na takim dokumencie:

Ewidencja pomyłek zarejestrowanych na kasie fiskalnej

Klient chce zwrócić towar i posiada paragon.

Wszystkie zwroty towarów i reklamacje powinniśmy, podobnie jak w przypadku pomyłek przy wystawianiu paragonów, zapisywać. Możemy je ewidencjonować według wzoru:

Ewidencja zwrotow towarow i reklamacji

Protokół zwrotu towaru

Na czym polega fiskalizacja? Co to oznacza?

Fiskalizacja jest jednorazową i nieodwracalną operacją polegającą na trwałym zapisie numeru NIP podatnika w pamięci fiskalnej. Fiskalizacja powoduje przełączenie kasy w tryb fiskalny. Od tego momentu raporty dobowe zapisują się do pamięci fiskalnej. Fiskalizacji dokonać może tylko uprawniony serwisant. Przeprowadzoną fiskalizację należy w ciągu 7 dni zgłosić do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego.

Jak długo trzeba przetrzymywać kopię paragonów?

Od początku 2013 roku kopie paragonów należy przechowywać przez 5 lat (wcześniej były 2 lata). Kopie przechowujemy w chłodnym zaciemnionym miejscu.

Jak często trzeba wykonywać przegląd kasy?

Zgodnie z obowiązującym prawem przegląd powinien być wykonywany nie rzadziej niż co 2 lata. Wykonując przegląd co 1 rok w naszej firmie, otrzymują Państwo przedłużoną gwarancję na pamięć fiskalną. Jako pierwszy przegląd należy traktować dzień fiskalizacji.

Skończył się papier podczas drukowania paragonu / raportu.

Wkładamy nową rolkę, po czym drukarka/kasa fiskalna wydrukuje drugą część. Całość spinamy i traktujemy jako jeden paragon/raport.

Zapomniałem o raporcie miesięcznym.

Raport miesięczny można wydrukować w dowolnym momencie, nie możemy wydrukować raportu miesięcznego jedynie za nieskończony jeszcze, bieżący miesiąc.

Czy mogę wydrukować kilka raportów dobowych tego samego dnia?

Nie ma ograniczenia co do ilości raportów dobowych jakie możemy wydrukować w danym dniu.

Powinniśmy jednak pamiętać, że żywotność pamięci fiskalnej urządzeń rejestrujących przewidziana jest na około 1830 raportów dobowych (drukując codziennie wystarczy na 5 lat prowadzenia działalności), w związku z czym każdy raport dobowy „skraca życie” kasy fiskalnej.

Zapomniałem o raporcie dobowym.

Jeżeli zapomnimy wykonać raportu dobowego na koniec dnia musimy go wydrukować przy najbliższej możliwej okazji. Takie sytuacje się zdarzają, nie musimy z tego powodu koniecznie wsiadać w samochód i wracać do firmy. Możemy go wydrukować z rana następnego dnia. O ile nie zdarza się to zbyt często, to nie będziemy z tego powodu nękani przez Urząd Skarbowy.

Kiedy mogę się starać o zwrot za kasę fiskalną?

Temu zagadnieniu poświęciliśmy cały post:

Warunki jakie trzeba spełnić – zwrot za kasę

Przenoszę firmę do innej siedziby. Zmiana adresu.

W takim przypadku niezbędne jest zawiadomienie urzędu skarbowego. Wzór dokumentu można pobrać klikając w link poniżej:

Zgłoszenie/Aktualizacja danych dotyczących kasy.

Należy również skontaktować się z serwisem celem zmiany nagłówka w kasie.

Firma, która serwisowała moją kasę została zlikwidowana co teraz?

W tym przypadku należy skontaktować się z producentem kasy/drukarki fiskalnej. Producent wskaże najbliższy w okolicy serwis posiadający aktualne uprawnienia.

Czy można zmienić serwis obsługujący kasę?

W każdej chwili niezależnie od przyczyny można złożyć wniosek z prośbą o zmianę miejsca serwisowania kasy/drukarki fiskalnej. Trzeba jednak mieć na uwadze, że cała procedura może potrwać nawet do 3 tygodni od momentu przekazania wniosku. Decyzję podejmuje producent/importer urządzenia rejestrującego, a samo rozpatrzenie wniosku wiąże się najczęściej z kosztem w okolicach 150 zł brutto.

W zależności od marki producenta wnioski znajdziecie Państwo pod tymi linkami:

Dla kas/drukarek fiskalnych ACLAS – Pobierz

Dla kas/drukarek fiskalnych INNOVA – Pobierz

Dla kas/drukarek fiskalnych FAREX/TELESTAR/ELEMIS – Formularz

Dla kas/drukarek fiskalnych ELCOM – Pobierz

 

Kasa fiskalna się zablokowała.

Należy skontaktować się z serwisem w celu wyjaśnienia powodu blokady i wprowadzenia kodu odblokowującego.

Moja kasa została skradziona. Co dalej?

W takim przypadku należy jak najszybciej zgłosić zaistniałą sytuację w Urzędzie Skarbowym. Jeśli firma nie posiada kasy rezerwowej musi wstrzymać sprzedaż usług i towarów osobom fizycznym do momentu uzyskania nowej.

Ponadto, jeżeli firma skorzystała z dofinansowania z US na kasę fiskalną i kasa została skradziona przed upływem 3 lat od dnia fiskalizacji –  podatnik będzie zobowiązany do zwrotu otrzymanych pieniędzy.

Nie mogę wydrukować raportu miesięcznego!

Raport miesięczny można wydrukować dopiero po skończonym miesiącu. Np. czerwiec ma 30 dni, więc raport miesięczny za czerwiec będziemy mogli wydrukować nie wcześniej jak 1 lipca.

Zgubiona książka serwisowa – co teraz?

O zgubionej książce serwisowej należy niezwłocznie poinformować na piśmie naczelnika Urzędu Skarbowego. Duplikat książki serwisowej wydać może jedynie producent kasy, w związku z czym niezbędne jest zawiadomienie serwisu o zaistniałej sytuacji. Czas oczekiwania na wydanie nowej książki wynosi zazwyczaj od kilku dni do tygodnia.

Awaria kasy – czy musze zamknąć sklep?

Zgodnie z paragrafem:

Par. 5 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz.U. nr 108, poz. 948).

Sprzedawca w przypadku awarii kasy rejestrującej zobowiązany jest do posiadania rezerwowego urządzenia. W przypadku jego braku sprzedawca powinien zaprzestać sprzedaży do momentu usunięcia usterki.

Co robić w przypadku pomyłki? Anulowanie paragonu etc.

W przypadku gdy wystawiliśmy paragon na kwotę mniejszą niż być powinna (np. 10 zamiast 100 zł) dodrukowujemy różnicę (w tym przypadku 90 zł) i przekazujemy klientowi dwa paragony.

Jeśli wystawiliśmy paragon na sumę większą, drukujemy kolejny paragon na poprawną kwotę, a ten nieprawidłowy zostawiamy do wyjaśnienia.

Wszystkie pomyłki powinniśmy zapisywać celem późniejszego wyjaśnienia. Możemy to robić na takim dokumencie:

Ewidencja pomyłek zarejestrowanych na kasie fiskalnej